Profissionais freelancers costumam ser seres bastante criativos. Seja durante o trabalho em si ou em atividades diárias, estão sempre lidando com diversos fluxos de ideias para implementar nos seus projetos.
Dar conta de tudo isso e ainda ter que cuidar das tarefas extras que vêm com a liberdade de ser seu próprio chefe pode, além de ser muito desgastante, se transformar em um grande problema se não for gerido adequadamente.
Por isso, ter processos de trabalho muito bem mapeados pode ajudar bastante a trazer mais clareza para todas as pontas do trabalho, e isso inclui até mesmo os clientes. Mas o que isso quer dizer, exatamente?
Quer dizer que fluxos de trabalho organizados fazem com que possíveis clientes enxerguem o profissional de uma forma completamente diferente.
É vantagem também para o freelancer, que tem a chance de organizar todo o seu compilado de ideias em um processo visualmente claro e muito mais simples de seguir.
Estabelecer processos para freelancers na rotina de trabalho tem diversas vantagens a oferecer, seja para quem está entrando no mercado agora ou para aqueles que desejam melhorar a forma como lidam com os seus fluxos operacionais.
Quer saber o que são os processos operacionais para profissionais freelancers, quais as vantagens que eles oferecem e como criar o seu próprio processo? Não deixe de conferir o artigo completo que preparamos sobre o assunto!
O que são os processos operacionais para freelancers?
Organização e profissionalismo, por mais que estejam presentes na rotina do profissional freelancer, nem sempre são qualidades simples de apresentar aos potenciais clientes. E quando essa apresentação não é feita de maneira adequada, várias oportunidades podem ser perdidas.
Isso faz com que muitos desses profissionais se sintam desmotivados ou mesmo duvidem das suas próprias capacidades. Daí a importância de ter processos de trabalho bem definidos.
Nesse caso, eles têm até um nome — Standard Operating Procedures (SOPs) — ou Procedimentos Operacionais Padrão (POPs).
Os Procedimentos Operacionais Padrão nada mais são do que mapas ou roteiros documentados que detalham as práticas a serem executadas em cada etapa de um determinado processo, desde o seu início até a conclusão e após ela.
Parece complexo, mas sabia que você tem diversos POPs no seu dia a dia e talvez nem tenha notado ainda? Pense em determinada parte de uma rotina, como a noturna, por exemplo.
Você janta, assiste um ou dois episódios da sua série favorita do momento, toma um banho, escova os dentes, veste o seu pijama, se aconchega na cama, dá uma última checada nas redes sociais, programa o seu alarme para o dia seguinte e vai dormir.
Todas essas ações, ocorrendo praticamente da mesma forma todos os dias, sim, são um tipo de POP. No campo profissional, os POPs são um pouco menos intuitivos, mais formais e bem mais completos.
Qual a importância de estabelecer um procedimento operacional padrão?
A vida de um freelancer que precisa lidar com diversos processos ao longo do seu dia, como organizar agendas, garantir que todos os jobs de conteúdo, design ou tecnologia sejam entregues no prazo e produzir entregáveis de qualidade, não é nada fácil.
Mas quando se tem um processo preestabelecido, é possível ter muito mais foco. Por isso, os POPs são tão importantes para um freelancer.
Quando há padronização na forma como as tarefas são executadas, as chances de falhas são significativamente reduzidas, problemas são contornados com mais facilidade e imprevistos acontecem com menor frequência.
Graças a tudo isso, é possível até mesmo aumentar a produtividade e, consequentemente, os ganhos. Não só por ter mais tempo para assumir novos jobs que pagam bem como também porque um profissional organizado tem seu trabalho ainda mais valorizado.
Todo cliente busca serviços e produtos de qualidade, feitos por profissionais de verdade. Por isso, desde o primeiro contato com um cliente, é fundamental apresentar um processo de trabalho claro, muito bem estabelecido e organizado.
Isso transmite segurança, uma vez que esse cliente passa a enxergar um profissional que sabe exatamente o que está fazendo e que está acostumado a entregar aquilo que ele precisa.
Dessa forma, o cliente fica tranquilo quanto ao processo, ou seja, sabe que pode confiar o trabalho às mãos do profissional sem precisar pensar muito no processo de produção.
Automaticamente, ele entende que o serviço ou produto que está consumindo tem valor agregado, e que não é simples de encontrar em qualquer lugar. Ao compreender isso, as chances de ele pagar o preço estabelecido sem tentar negociar demais são bem maiores.
Como elaborar um processo eficiente para a minha rotina freelancer?
Fazendo uma pesquisa rápida na internet é possível encontrar diversas opções de templates de processos para freelancers. Mas o mais recomendado é desenvolver o seu próprio documento.
Cada profissional é único e tem métodos de trabalho específicos. Ao tentar seguir um processo que não conversa com a sua forma de trabalhar, além de não funcionar, isso ainda pode prejudicar a sua produtividade e qualidade atuais.
Por isso, confira a seguir algumas dicas de como elaborar o processo operacional mais eficiente para o contexto em que você já atua, ou mesmo para entender o que pode ser melhorado nos seus processos atuais.
Conheça os tipos de POPs
Ao começar a elaborar o seu procedimento operacional, é importante ter em mente que ele será consultado não só por você.
Dependendo de como você elaborar seu processo, ele também pode ser consultado pelos seus clientes e assistentes virtuais que você contratar para te ajudar no seu negócio freelancer. Então, é importante escolher formatos claros, compreensíveis e objetivos.
Um POP pode ser feito em formato de fluxograma, ou seja, uma apresentação sequencial que utiliza formas geométricas como recurso visual. Ele é bastante flexível e, graças a sua característica visual, permite uma melhor análise do fluxo para saber o que fazer em cada situação.
Existe também o modelo de POP hierárquico. É usado para fazer mapeamento de processos que não requerem a necessidade constante de interferências para a tomada de decisões.
Isso porque, como sugere seu nome, ele é organizado de forma hierárquica. Ou seja, as tarefas mais importantes do fluxo vêm na frente e as demais atrás, sempre seguindo a ordem de importância.
O modelo de checklist é o mais simples, consistindo em uma lista com as principais tarefas a serem cumpridas. Conforme elas vão sendo executadas, podem ser “ticadas” na lista, facilitando o acompanhamento da execução do projeto passo a passo.
Esse modelo pode, ainda, ser usado como base para uma linha do tempo da evolução do projeto, onde você pode registrar os principais acontecimentos e permitir o cliente acompanhar a evolução — nesse caso, cabe a você decidir se esse tipo de interatividade pode ou não interferir no seu workflow.
Escolha as etapas do seu processo
Ninguém melhor do que você mesmo para conhecer os seus processos de trabalho, não é verdade? Por isso, não existem muitas regras nesse momento. O importante é inserir no seu documento as atividades que mais fazem sentido para o serviço que oferece.
Um redator de conteúdo profissional, por exemplo, pode montar o seu fluxo em fases. A primeira fase seria o contato com o cliente potencial, em que o freela inicia a conversa e as tratativas até convertê-lo em cliente, de fato.
A partir daí as fases podem envolver a negociação de valores, pagamentos e prazos, o processo de pesquisa para produzir o conteúdo em si, a produção, a etapa de análise e aprovação do material, a entrega e recebimento do pagamento etc.
Deixe tudo muito claro
É fundamental que a documentação do processo seja clara e simples de compreender. Esse cuidado é útil tanto para o freelancer quanto para o cliente que vai contratar os serviços.
Quando o processo de produção é objetivo, não é preciso gastar tempo pensando no que e como fazer. Estará tudo bem descrito, basta seguir as suas próprias instruções.
Já para o cliente, um processo claro evita brechas e informações com duplo sentido, que podem fazer com que ele perca a confiança no profissional. Isso prejudica as chances de fidelização desse cliente e, consequentemente, diminui seus ganhos. Por isso, fique atento à etapa de preenchimento do seu POP.
Ah, e antes de finalizar, revise todo o conteúdo do seu documento para não deixar erros de gramática ou digitação passarem, viu?
Quais as vantagens de inserir um processo na rotina freelancer?
A rotina profissional de um freelancer pode ter muitos altos e baixos. Há momentos em que os jobs estão pipocando na agenda e outros em que ela fica bem vazia.
Ter um processo operacional bem definido nesse momento pode ser exatamente o que faltava para contornar esse dilema. Descubra essas e outras vantagens de adotar POPs para a organização profissional.
Transmite profissionalismo
Nos tópicos anteriores comentamos a importância de passar uma imagem profissional para os seus clientes. Um POP bem executado pode ajudar a construir essa visão com muito mais eficiência.
Imagine a seguinte situação: um cliente potencial entra em contato com dois desenvolvedores, ele está interessado em seus serviços para a execução do projeto do e-commerce da empresa.
O primeiro, em reunião com esse possível cliente, tem o seguinte discurso:
“Esse projeto custará X. O prazo de entrega são X semanas e o pagamento pode ser realizado de X ou Y formas”.
Já o segundo explica os detalhes desta forma:
“Preparei uma apresentação para você conseguir entender melhor como funcionará o fluxo de produção.
Na primeira etapa, faremos uma reunião para que você possa explicar exatamente o que precisa.
A partir daí eu vou executar a tarefa e, concluída, você terá uma semana para analisar e solicitar ajustes.
Após aprovado, pode realizar o pagamento via Pix ou transferência. O prazo de entrega, a partir do início da etapa de produção, são duas semanas.
Alguma dúvida?”
Ficou claro que as chances de o cliente fechar com o segundo profissional são muito maiores, não é mesmo?
Quando um cliente busca um profissional freelancer para realizar um serviço, ele está fazendo um investimento, então por que ir no duvidoso quando o certo, além de mais seguro, oferece oportunidades muito mais certas de ganhos?
Além de transmitir profissionalismo, um POP te ajuda a ter mais capacidade de negociação para fechar mais jobs e alavancar seu negócio freelancer.
Ajuda a identificar falhas
Quando se faz um trabalho de maneira intuitiva e sem muitos métodos, é mais difícil identificar gargalos ou falhas no processo. Isso prejudica a qualidade de todo o trabalho, atrasa etapas, diminui a credibilidade e o profissionalismo.
Um procedimento operacional padrão para freelancers bem feito ajuda a ver o processo todo de forma horizontal. Assim, fica muito mais simples entender qual a etapa que está causando problemas e para onde os esforços de correção devem ser direcionados.
Proporciona mais estabilidade
No mundo freelancer, estabelecer uma relação de confiança com os clientes é sinônimo de trabalhos frequentes. Não só porque eles têm muitas chances de voltar a negociar com você, como também porque recomendaram aos seus serviços e ajudarão a preencher a sua agenda.
Ou seja, investir na construção de uma imagem mais profissional contribui para a diminuição da falta de previsibilidade de renda que tanto aterroriza freelancers dos mais diversos segmentos do mercado.
Exemplos práticos de processos operacionais para freelancers
Até agora você percebeu que adotar processos para freelancers não é só uma estratégia eficiente de organização profissional, mas também pode ser um fator decisivo na escolha dos clientes por você ou pelos serviços da concorrência.
Mas, afinal, como escrever um processo? E como é um POP depois de finalizado? Separamos alguns exemplos abaixo:
5 exemplos de POP para prestadores de serviços
Se precisar, ative a tradução automática da legenda. =)
3 etapas do processo de copywriting de conversão
Se precisar, ative a tradução automática da legenda. =)
Como escrever um POP rapidamente
Se precisar, ative a tradução automática da legenda. =)
Um profissional organizado, que sabe para onde quer ir e o que precisa fazer para chegar lá conquista clientes dispostos a pagar bem pelos seus serviços. E esse fato não está ligado somente ao preço em si, mas também ao valor agregado àquilo que somente você oferece.
Mas, muito além de construir uma boa imagem para os seus prospects, contar com um documento que mapeie os seus processos trará muito mais eficiência para as suas tarefas.
Consequentemente, isso permitirá a produção de entregáveis com muito mais qualidade, em menor tempo hábil e um aumento exponencial nas suas vendas. Somente vantagens!
Disso tudo você já sabe. Agora, é hora de descobrir como encontrar prospects para poder transformá-los em clientes. Ou, melhor ainda, como fazer com que eles te encontrem.
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