Hoje, é possível montar as equipes remotas ágeis ideais para cada projeto, estejam seus componentes próximos da empresa, na cidade vizinha ou em outro continente.
Mas e quando for necessário tomar decisões importantes na empresa? Como coordenar toda a equipe de forma eficiente e com clareza sem reunir todos no mesmo local? O DACI vem justamente para preencher esse tipo de lacuna.
Ao garantir que todos tenham as suas responsabilidades estabelecidas de forma clara, as equipes conseguem se autogerir de maneira muito mais eficiente e resolver problemas com rapidez.
Este artigo reúne todas as informações sobre o framework de tomada de decisão DACI.
Você vai aprender o que é DACI, como distribuir funções usando essa estratégia e de que forma ela ajuda a gestão de projetos de marketing. Acompanhe!
O que é DACI?
O processo de tomada de decisão pode ser complexo em projetos de marketing e tecnologia. Para não levar muito tempo entre as idas e vindas, adote um framework de tomada de decisão como o DACI, por exemplo.
O DACI ajuda a tornar esse momento mais simples e eficiente, agilizando a rotina da equipe.
Cada letra da sigla representa uma função a ser atribuída aos profissionais envolvidos no projeto:
- Driver (Condutor)
- Approver (Aprovador)
- Contributor (Colaborador)
- Informed (Informado)
O intuito de cada uma delas é deixar claro quais são as responsabilidades de cada membro, além de diminuir conflitos e aumentar o foco em direção aos objetivos.
O DACI deriva da matriz RACI, que também é uma ferramenta que auxilia na definição de responsabilidades em equipes ágeis. A diferença entre elas está na inicial da palavra.
O “R” do RACI significa Responsible ou Responsável. Seu papel é justamente ser responsável por toda a execução de uma ou mais tarefas, contando com assistentes que trabalham nos detalhes.
No DACI, o Driver tem um papel um pouco diferente, conforme será detalhado a seguir.
O que significa DACI exatamente?
Entender cada função no framework de tomada de decisão DACI é essencial para escolher os profissionais corretos para cada tipo de tarefa.
Além disso, o próprio líder conseguirá entender a maneira mais eficiente de gerenciar a equipe e o projeto rumo a tomadas de decisões certeiras.
Driver ou Condutor
O Condutor é, como sugere o nome, aquele que conduz o projeto. Ou seja: o líder.
Ele orienta a equipe quanto aos objetivos a serem alcançados e ao que se espera do projeto, esclarece dúvidas, e coleta feedbacks e sugestões. Além disso, ele se mantém à disposição para auxiliar os profissionais no que for preciso.
É o Condutor quem dá o start do projeto: ele elabora o planejamento e faz com que a equipe esteja sempre por dentro de cada tarefa a ser executada.
Para isso, ele organiza reuniões, conforme a necessidade, a fim de garantir que todos estejam alinhados e para compartilhar o progresso do projeto.
Em um squad remoto de marketing ou tecnologia, por exemplo, esse papel pode ser atribuído ao Product Owner.
Approver ou Aprovador
Diferente do que se vê em equipes comuns (e, até mesmo no parente no RACI), o líder no framework DACI não costuma fazer aprovações ou vetos.
Esse papel é dos Aprovadores, os profissionais que têm autoridade para definir o que segue adiante e o que precisa ser reformulado ou descartado.
Normalmente, os aprovadores ocupam cargos executivos, podendo ser gerentes, fundadores, co-fundadores, diretores e demais profissionais do tipo.
O ideal é que se tenha apenas 1 Aprovador. Quanto mais Aprovadores tiver, maior será o tempo necessário para que eles entrem em acordo quanto às decisões, o que gera entraves e desacelera o seu projeto.
Contributor ou Colaborador
Os Colaboradores são especialistas em temas que podem auxiliar o bom andamento do projeto.
São pessoas às quais o Condutor recorre para buscar conselhos e pontos de vista diferenciados. Eles também podem eliminar obstáculos ou abrir caminhos durante a elaboração e execução do projeto.
Ao contrário dos Aprovadores, normalmente os Colaboradores são um grupo de profissionais escolhido pelo Condutor.
Eles atuam em conjunto para encontrar as soluções mais adequadas com agilidade para os mais variados tipos de problemas.
A equipe de Colaboradores pode variar de acordo com as necessidades do projeto e dos conhecimentos e experiências que fazem sentido para ele. Por isso, o bom tato do Condutor no momento de montar o grupo de Colaboradores é fundamental.
Uma escolha acertada de profissionais vai garantir que todos os problemas possam ser contornados com a máxima eficiência, sem que, para isso, outras pessoas de fora da equipe precisem ser consultadas.
Em um squad remoto de marketing, por exemplo, os colaboradores podem ser os seguintes profissionais: redator de conteúdo, redator de redes sociais, designer gráfico, gestor de tráfego pago e desenvolvedor WordPress.
Informed ou Informado
Por fim, os Informados são as pessoas que não necessariamente estão envolvidas no projeto, mas que precisam ser atualizadas quanto ao seu andamento.
Entender em que fase o projeto está é o que garante que os Informados consigam manter seu planejamento ou adaptá-lo conforme necessário.
Imagine que sua empresa tem um squad remoto dedicado à criação do novo site profissional para o negócio. Os profissionais de conteúdo da sua equipe de marketing precisam ser informados sobre o desenvolvimento do site.
Afinal, eles só conseguirão organizar seu calendário de publicações e realizar o planejamento de pautas e conteúdos se tiverem uma noção de quando o site estará pronto para ir ao ar.
Qualquer imprevisto que não seja notificado em uma situação desse tipo pode gerar uma série de transtornos.
Se todos estiverem em sintonia, ainda que haja um imprevisto que implicará na perda da data, o time de marketing pode redirecionar sua estratégia e ações.
Como implementar o framework DACI?
Agora que cada função foi esclarecida, chegou o momento de distribuí-las para dar início à execução das tarefas do seu projeto.
Registre o seu DACI em um documento que seja acessível facilmente pela equipe. Veja um exemplo:
Quais os benefícios do framework DACI?
Até aqui foi bastante enfatizado que a principal vantagem — e o objetivo central — do DACI é garantir agilidade no processo de tomada de decisão.
Por isso, um dos primeiros sinais de que é preciso implementar esse framework surgem quando:
- a tomada de decisão é muito demorada
- há muitos pedidos de alterações ajustes nos materiais enviados para aprovação
- há decisões a serem tomadas que são muito complexas ou que envolvem o negócio como um todo.
Essa situação é comum em projetos de marketing, pois requerem muitas peças digitais a serem aprovadas antes do compartilhamento com o público externo e interno da empresa.
Sem um framework de tomada de decisão simples artes para redes sociais podem demorar semanas para serem aprovadas devido aos pedidos de ajustes solicitados por diferentes profissionais.
Ao implementar o DACI nos projetos de marketing, há mais clareza em todas as etapas. Cada colaborador entende quais as suas responsabilidades e as chances de ambiguidades, falhas de comunicação e de tarefas ficarem à deriva são reduzidas.
Isso beneficia a tomada de decisão, o projeto em si e até mesmo os membros da equipe, prevenindo conflitos e promovendo a harmonia no trabalho.
Qual o papel do DACI em squads remotos?
Com o passar do tempo e para acompanhar os avanços tecnológicos, a forma como as empresas gerenciam suas rotinas mudou bastante. Hoje em dia, por exemplo, o trabalho remoto faz sentido para mais organizações do que fazia antes da pandemia de Covid-19.
Contudo, muitos gestores ainda têm um pé atrás quanto ao gerenciamento de processos a distância, ainda mais quando eles envolvem tomadas de decisões importantes.
Essa é mais uma das razões pelas quais a implementação do DACI se justifica não só como benéfica, mas também como fundamental para planejamentos mais eficientes.
As principais características de um squad remoto são a autonomia, a multidisciplinaridade e a agilidade.
O DACI colabora para que esses atributos continuem sendo vantagens e evita que a velocidade do squad caia devido a longos processos de tomada de decisão.
Ficou mais do que claro o quão vantajoso pode ser adotar o DACI no processo de tomada de decisões em squads remotos, não é verdade?
Mas fique atento: não caia na armadilha de documentar o DACI e não usá-lo mais ao longo do projeto. Sempre que houver uma tomada de decisão, abra o documento para lembrar da influência de cada papel DACI.
Algumas dicas que reforçamos para ter sucesso ao montar um framework DACI incluem garantir a existência de somente um Aprovador e compreender que, apesar de ter posição de líder, o Condutor não bate o martelo em questão de decisões.
Além disso, é fundamental gerar um ambiente harmônico, em que as pessoas se sintam confortáveis para dar e receber feedbacks e sugestões.
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