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Como trabalhar com squads: processo de gestão de squads remotos

Por Crowd em 14/12/2021 - Tempo de leitura: 12 min

Entre softwares e códigos de programação nasceu a gestão ágil, nas empresas de tecnologia. 

Tal modelo se mostrou tão eficaz em termos de produtividade e escalabilidade que logo passou a ser adaptado para outros segmentos, com destaque para a área de Marketing.

A adoção desse modelo cresceu ainda mais com a pandemia, que demandou não só um novo modelo de gestão, mas também a adoção do trabalho remoto. Logo, os squads remotos ágeis, que já vinham crescendo, passaram a ser ainda mais buscados como uma alternativa à gestão tradicional. 

Ou seja, é em meio a um cenário de mudanças, novas formatações e incertezas, que muitas empresas implementaram e precisaram se adaptar ao modelo remoto. E sabemos que se adaptar, apesar de necessário, não é um processo fácil e rápido. 

Por isso, é preciso se empenhar em entender como fazer a gestão de squads remotos. Afinal, para se obter todos os benefícios desse modelo de organizar equipes, é preciso também abrir espaço para uma nova configuração de hierarquia, prazos, entregas, demandas, horários e relações.

O processo de gestão de squads feito adequadamente pode garantir escalabilidade e aumento de produtividade para sua empresa. Interessando no assunto? Então, leia tudo sobre ele a seguir.

Pilares da Gestão Ágil: como trabalhar com Squads Remotos

Como trabalhar com Squads Remotos

Existem alguns pilares que devem ser mantidos, quando falamos em ter um squad ágil remoto. O principal deles é a multidisciplinaridade. E é justamente essa característica que baseiam e estruturam vários outros desses pilares.

Por isso, listamos abaixo, características de um squad remoto ágil que precisam ser mantidas para a agilidade de fato ocorrer.

Características que precisam ser mantidas no processo de gestão de squads 

  • Autonomia
  • Multidisciplinaridade
  • Uso equilibrado de processos
  • Comunicação assíncrona
  • Agilidade de entregas tanto quanto de aprovações
  • Uso de práticas de agilidade

A seguir explicaremos os benefícios de cada um desses pilares e como adotá-los corretamente.

Autonomia é a chave para soluções inovadoras — não limite seu squad!

Autonomia é a chave para soluções inovadoras — não limite seu squad

É fundamental que esse time rico em conhecimentos, habilidades e competências tenha autonomia para trabalhar. 

Afinal, um time multidisciplinar, sendo cada membro especialista em sua área, tem muito a oferecer. E isso não ocorre sem a liberdade de tomar decisões, sugerir mudanças e propor soluções.

Essa autonomia, por sua vez, resulta em outro pilar do squad, a agilidade. 

É somente, mediante a autonomia, que os profissionais conseguem chegar rapidamente a uma solução que resolva determinada questão. Isto é, não tem como um squad remoto ser ágil sem autonomia. 

Infelizmente, muitas empresas vêm adotando a gestão ágil, ainda cometem o erro de não deixarem o squad trabalhar dessa forma.

Muito disso vem da cultura da gestão tradicional, do qual muitos líderes não estão acostumados a delegar decisões tão importantes para os colaboradores. 

Normalmente, o que vemos no modelo tradicional é que, apesar de competente, os profissionais são contratados para serem “ensinados” a desempenhar uma função. E sempre há algum líder com maior poder de decisão e mais conhecimentos para supervisionar suas ações e indicar caminhos. 

No caso do squad, isso não funciona, pois a proposta é justamente o oposto. Contratar um profissional que indique soluções e estratégias. Se isso não ocorrer, a função de ser desse squad é eliminada.

Traga problemas, não soluções: saiba aproveitar a multidisciplinaridade dos squads ágeis

Traga problemas, não soluções: saiba aproveitar a multidisciplinaridade dos squads ágeis

Outro elemento que tende a limitar um pouco o squad e, invariavelmente, a solução  inovadora que a empresa poderia obter é chegar com sugestões de soluções prontas para o problema. Isso acaba engessando o squad.

Pense que um squad é formado por profissionais com diferentes expertises. Mais do que isso! Via de regra, esse modelo é formado por profissionais PJ, que atuam em parceria com diversos clientes de vários segmentos. 

Então, devido à própria natureza do trabalho freelancer, esses profissionais têm contato com muitos cenários, o que amplia a visão de mercado de cada um. Logo, além de expert, os profissionais de squad também tem uma bagagem que dá a eles ampla visão de mercado. 

Isso nem sempre ocorre com o cliente, que precisa estar muito focado em sua empresa e nicho de atuação. Ao deixar a busca pela resolução do problema nas mãos do squad, portanto, a empresa pode ser muito beneficiada. 

Não fuja de processos, mas também não se apegue a eles

Não fuja de processos, mas também não se apegue a eles

Os processos são fundamentais para agilizar a entrega, determinar prazos, organizar demandas, avaliar produtividade, saber no que cada um está trabalhando, alterações e ajustes, entre outros.

Sem contar que a falta de processos deixa o trabalho desorganizado, a comunicação fica solta, as informações não chegam corretamente e o time acaba trabalhando sem saber, ao certo, o próximo passo. Esse cenário impacta negativamente a criatividade da equipe. 

Mas, o inverso também é verdadeiro, muito apego a processos restringe o time. Isso é prejudicial para a criatividade e o “pensar fora da caixa”, que se espera dos profissionais nesse modelo de trabalho.

Então, sim, os processos são determinantes na gestão ágil. Mas é importante não se apegar a eles a ponto de perder a espontaneidade e engessar o trabalho da equipe.

Comunicação assíncrona e processo da gestão de squads: ganhe produtividade

Comunicação assíncrona e processo da gestão de squads: ganhe produtividade

Interrupção é um dos principais matadores da produtividade. A obrigatoriedade de estar o tempo todo presente, pronto para responder de imediato qualquer mensagem, nos canais de comunicação da empresa, diminui a produtividade. 

Afinal, o profissional precisa parar constantemente o que está fazendo para responder em tempo real. 

É muito comum que ao se “desligar” por algumas horas, a fim de se concentrar na tarefa a ser executada e quando ele volta se depara com o chat utilizado pela empresa, repleto de mensagens, solicitações e até pedidos “urgentes”. 

Dessa forma, mesmo que as entregas estejam em dia e qualidade do trabalho impecável, fica sempre aquela sensação de estar sempre atrasado. 

Por isso, no processo de gestão de squads remotos, prioriza-se a comunicação assíncrona, ela é essencial para garantir a produtividade do squad ágil. 

O que é a comunicação assíncrona nos squads ágeis remotos?

A comunicação pode ocorrer de várias maneiras dentro de uma empresa. No caso da comunicação assíncrona, estamos falando de um processo em que os profissionais não precisam responder a mensagem no momento em que recebe. 

Porém, para que ela funcione é preciso utilizar as ferramentas, os processos e as práticas adequadas. 

Listamos a seguir tudo o que é necessário para que a comunicação assíncrona funcione bem no processo de gestão de squads.

Ferramentas para Comunicação Assíncrona 

Conheça os recursos indicados para viabilizar esse tipo de interação entre os integrantes dos squads ágeis remotos. 

 Ferramentas de Comunicação 

  • Teams 
  • Slack 
  • Skype 

Ferramentas de Compartilhamento de Documentos 

  • One Drive
  • Google Drive 

 Plataformas de Gestão de Projetos 

  • Click-up
  • Trello 
  • Asana

Como conseguir sucesso na comunicação assíncrona

Listamos abaixo, quatro práticas essenciais para o sucesso da comunicação de um squad remoto. Todas elas envolvem o uso das ferramentas citadas.

Use a ferramenta de documentos para elaborar guias

Os documentos elaborados devem conter informações que:

  • respondam dúvidas;
  • informem passo a passo;
  • exibam como usar ferramentas; e
  • demonstrem como realizar processos.

Documentos devem ser atualizados constantemente, trabalho que pode ser feito tanto pelo gestor ágil quanto por um redator ou revisor do time. 

Sempre que algo mudar ou for acrescentado, ou ainda, uma dúvida que ainda não tenha sido contemplada nele surgir, é preciso atualizá-lo. 

Use os canais de comunicação para enviar mensagens únicas

Toda a informação escrita precisa estar em uma única mensagem. Evite, por exemplo, enviar mensagens avulsas de “oi, tudo bem?” e esperar a resposta delas para só assim falar o que precisa. 

Não quer dizer que é necessário deixar de dar um bom-dia e agradecer ao final da mensagem. Mas, logo abaixo, na mesma mensagem, siga com a solicitação, a informação que precisa ser passada. 

Considerando que nesse modelo as mensagens não são respondidas na hora, esse processo vai demorar muito tempo. Então, lembre-se, em uma única mensagem fale tudo o que precisa ser dito. 

Use ferramentas de Gestão de Projetos para informar o planejamento 

Planejar os projetos e trabalhos, estabelecendo o que, quem é e como deve ser feito, também é outro elemento crucial para a comunicação assíncrona funcionar na empresa. 

Quando todos sabem o que fazer e os processos envolvidos, o trabalho flui e não há interrupções desnecessárias. 

Tudo isso deve ser informado nas ferramentas de Gestão de Projetos. Nelas, é possível encontrar dados sobre:

  • tarefas que estão sendo desenvolvidas;
  • quem é o responsável por cada tarefa; 
  • data de início e término; 
  • link para documentos de briefing; 
  • comentários sobre o andamento da tarefa; e
  • status (a fazer, em andamento, em revisão, em aprovação, finalizada). 

Respeite o status informado no chat de comunicação 

Os canais de comunicação utilizados pelas empresas para se comunicarem com os profissionais possuem o recurso de informar o status de disponibilidade. São eles:

  • Disponível
  • Ocupado
  • Ausente 
  • Status personalizados (como “em reunião”) 

É fundamental considerá-lo. Não espere resposta imediata de alguém que está ausente e não envie mensagens para alguém que está em reunião.

Use um framework de tomada de decisão

Use um framework de tomada de decisão no processo de gestão de squads remotos

Como o próprio nome já denuncia, a agilidade de processos sem perder a qualidade do trabalho, é o motivo pelo qual as empresas buscam uma gestão ágil.

Mas um squad ágil só funciona em uma empresa aberta à agilidade. Não adianta, por exemplo, as entregas de soluções e produções, bem como planejamentos serem entregues rapidamente, se o processo de aprovação dentro da empresa é demorado. 

Uma das maneiras de solucionar essa questão e se alinhar à agilidade do squad remoto é usar um framework de tomada de decisão, como o DACI. Ele ajuda, por exemplo, a definir papéis e manter a agilidade da equipe nos processos.

Reuniões ágeis: uma parte fundamental no processo de gestão de squads

Reuniões ágeis: uma parte fundamental no processo de gestão de squads

As reuniões são essenciais para que todo o time esteja na “mesma página”. A troca de ideias, a definição de prazos e outros pontos devem ser abordados nela. Temas mais complexos como planejamento, apresentação de soluções também precisam ser abordados em reuniões.

As reuniões podem ser semanais, quinzenais ou mensais, isso pode variar conforme o assunto. O tempo de duração da reunião, assim como a frequência também depende do tema a ser tratado.

Confira os tipos de reuniões que envolvem o processo de gestão de squads.

  • Daily meeting: uma conversa diária rápida cuja duração não ultrapassa 15 minutos.
  • Sprint planning: reunião de planejamento de sprint situam o squad remoto.
  • Sprint review: para obter feedbacks a respeito do que deu certo e errado e do que pode ser melhorado nas próximas sprints.
  • Sprint retrospective: para melhorar o trabalho do squad remoto, fazendo com que cada sprint seja mais eficiente do que a outra.

Diariamente, é possível fazer calls rápidas a fim de diminuir o excesso de mensagens e-mails, por exemplo. 

Já as reuniões que ocorrem semanalmente são indicadas para falar sobre a etapa do sprint ou sobre os processos que envolvem essa etapa.

Reuniões que ocorrem entre períodos maiores são aquelas que envolvem assuntos mais complexos, como resolução de problemas, apresentação de propostas e planejamentos e sugestão de inovações. 

Um ponto importante sobre as reuniões envolve o tempo de cada uma delas. 

É importante estabelecer datas, horários e temas previamente. O gestor ágil precisa se atentar ainda ao cumprimento do tempo previamente determinado para a duração da reunião. Isso significa:

  • Iniciar e finalizar a reunião no tempo previsto;
  • Fazer uma introdução que deixe claro o que cada um precisa falar; 
  • Informar, quando necessário, o tempo restante da reunião;
  • Cuidar para que os integrantes não fujam do tema proposto. 

Assuntos adjacentes podem ser finalizados por meio do envio de informações e documentos nos canais de comunicação.

Os pilares da gestão ágil podem impactar sua empresa positiva e significativamente: aplique-os!

Os pilares da gestão ágil podem impactar sua empresa positiva e significativamente: aplique-os!

Não há dúvidas que a gestão de squads pode mudar para melhor a eficácia de processos, a produtividade de profissionais e a escalabilidade do negócio. Não é à toa que grandes e renomadas empresas, de todos os portes e segmentos, vêm adotando o modelo.

Mas, para realmente obter todos esses benefícios, é preciso entender os pilares que citamos acima e aplicá-los.

Não se esqueça também que o objetivo de um squad é unir profissionais com diferentes conjuntos de habilidades e expertises.

Embora possa ser desafiador dar autonomia, liberdade e flexibilidade para um time, é dessa forma que o processo de gestão de squad deve funcionar. 

Por fim, lembre-se do que Steve Jobs disse uma vez: “Não faz sentido contratar pessoas inteligentes e lhes dizer o que precisa ser feito; contratamos pessoas inteligentes para que eles possam nos dizer o que fazer.”

Então, está preparado para ter um time de ponta trazendo ideias e soluções inovadoras para a sua empresa? Não perca mais tempo, faça agora mesmo um orçamento com a Crowd e descubra como ter um squad remoto formado pelos melhores especialistas em marketing e tecnologia.

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