Como aumentar a produção da sua agência na Black Friday sem aumentar seu custo fixo

Nos últimos anos, a Black Friday tem se consolidado cada vez mais como uma data essencial no calendário das empresas, quer sejam startups ou grandes negócios. A data, que tem origem nos Estados Unidos, tradicionalmente acontece no dia seguinte ao feriado de Ação de Graças, quando os estadunidenses iam às lojas físicas para aproveitar as ofertas dos mais variados tipos de produtos.

Entretanto, com a transformação digital dos últimos anos, a data não apenas foi além das lojas físicas, chegando ao mercado digital, como também passou por um processo de globalização – hoje, o fenômeno está presente em diversos outros países do mundo, inclusive o Brasil.

Assim, o aumento da produção de agência na Black Friday é uma necessidade – afinal, seus clientes terão mais demandas para tocar e a própria agência precisará focar no trabalho interno, tendo em vista que, no período, tornou-se praxe oferecer algum tipo de condição especial aos clientes.

Pensando nisso, este artigo abordará como aumentar a sua produção sem aumentar o custo fixo da agência, passando por temas como:

• planejamento estratégico;
• otimização de processos internos;
• investimento em tecnologia;
• treinamento intensivo;
• comunicação clara e eficaz;
• monitoramento em tempo real;
• como a CROWD te auxilia nesse processo.

Planejamento estratégico

Muito se fala sobre a importância de um planejamento estratégico bem estruturado, certo? Afinal, com ele é possível:

• planejar-se com antecedência;
• definir metas claras e objetivos a serem alcançados;
• identificar recursos já disponíveis e entender como é possível otimizá-los.

Planejar-se com antecedência é essencial para que a agência possa minimizar as chances de erros e retrabalhos, assim como estar preparada com planos de contingência em casos de imprevistos, que vão acontecer, vez ou outra.

Nesse momento de Black Friday, o ideal é que todas as ações desempenhadas estejam de acordo com o planejamento estratégico, a fim de que metas e objetivos possam ser alcançados – e o mais importante: que haja um passo a passo bem definido para que os profissionais envolvidos saibam exatamente o que precisam fazer para chegar lá.

Além disso, na etapa do planejamento é possível identificar os recursos com os quais a empresa já conta e visualizar como otimizá-los. A otimização é uma etapa muito importante para qualquer negócio, sobretudo em momentos com grande volume de trabalho, como perto de datas como a Black Friday.

Otimização de processos internos

No planejamento estratégico, a agência já identificou processos que podem ser potencializados. Entretanto, também é necessário fazer uma revisão dos fluxos de trabalho a fim de identificar possíveis gargalos e pontos de melhoria.

Para otimizar ainda mais os processos internos, a agência pode buscar ferramentas de gestão e automação, que facilitam a rotina de trabalho, organizam informação de modo eficaz e, ainda, aceleram a execução de tarefas repetitivas, liberando o pessoal para desempenhar funções mais estratégicas e focadas no core-business.

Além disso, é essencial que todos na equipe estejam alinhados e trabalhando de maneira eficiente. Assim, investir na capacitação e boa comunicação é outro ponto-chave.

Se resolver adotar uma nova ferramenta ou workflow, por exemplo, todos da equipe precisam receber treinamento adequado para que os engasgos sejam os mínimos possíveis.

Investimento em tecnologia

É fato que produtividade e tecnologia andam de mãos dadas. Por isso, uma solução para aumentar a produção de agência na Black Friday é investir em recursos que estimulem a produtividade e auxiliem na economia de tempo.

Foi-se o tempo em que fazer tudo “na unha” era sinal de um bom trabalho. Atualmente, contar com o apoio de ferramentas de gestão ou CRMs pode ser considerado básico para qualquer negócio que deseje crescer.

Aqui, a ideia é automatizar o que for possível e, do que não for, facilitar ao máximo o processo, organizando as informações de modo claro e intuitivo, recorrendo à análise de dados para destacar possíveis padrões e permitindo à equipe confiar ao computador um grande volume de informações.

E se engana quem acha que é preciso gastar muito dinheiro com tecnologia para conseguir resultados positivos. Há diversas opções gratuitas ou freemium no mercado:

• Trello: uma das principais ferramentas de gestão de projetos, o Trello é gratuito e conta com a visualização em quadros, permitindo que todos envolvidos em alguma tarefa específica recebam notificações relacionadas ao seu status, compartilhem informações relevantes e atualizem em tempo real o desenvolvimento do projeto;
• Evernote: essa ferramenta permite que os usuários tomem notas em reuniões e compartilhem os cadernos com as outras pessoas da equipe, além de possibilitar conexão com Google Agenda, para juntar as notas tomadas e o calendário da agência, e sincronização em qualquer lugar, seja computador, tablet ou smartphone;

• HubSpot CRM: o software rastreia leads e cria um banco de dados completo das atividades dos clientes, centralizando todas as informações em uma plataforma que permite à agência gerenciar o relacionamento com seus clientes – está disponível em versão gratuita ou premium, com acesso a mais recursos.

Essas são apenas algumas das possibilidades do mercado. Há diversas opções disponíveis e com certeza você encontrará algo que se encaixa com as necessidades e o orçamento disponível da sua agência.

Treinamento intensivo

Já falamos sobre treinamento adequado quando a agência decide adotar uma nova ferramenta ou uma lógica de trabalho diferente. No entanto, esses não devem ser os únicos motivos para investir na capacitação da sua equipe.

A educação continuada tem se mostrado cada vez mais como um trunfo no mercado atual, tendo em vista que profissionais mais capacitados tendem a ser mais eficientes.

Assim, investir em treinamento é uma ideia excelente para otimizar o desempenho da sua equipe. Isso pode acontecer tanto com workshops internos, a fim de manter todos na mesma página, ou utilizando plataformas específicos.

Algumas empresas como Coursera e Udemy disponibilizam cursos gratuitos, por exemplo, e aproveitá-los é uma dica interessante para aumentar a produção sem onerar os custos do seu negócio. Esses treinamentos podem ser extremamente valiosos para a capacitação da sua equipe.

Comunicação clara e eficaz

Uma estratégia bastante eficiente na redução de refações é manter uma comunicação clara e eficaz durante todas as etapas dos projetos desenvolvidos pela agência. Assim, é de extrema importância contar com um processo bem estruturado e centralizar toda a comunicação em apenas um local.

Com isso, a equipe sabe onde deve buscar atualizações e possíveis mudanças que ocorrem ao longo do trabalho, assim como acompanhar como andam as metas e o que precisa ser priorizado.

Algumas opções de ferramentas de comunicação são:

• Slack: essa ferramenta pode ser usada tanto no computador como nos smartphones e permite que a agência crie espaços de discussão específicos de acordo com projetos, demandas recorrentes, canais de comunicação internos – também é possível integrá-la a outras ferramentas bastante usadas no dia a dia, como Google Agenda, Gmail, Outlook, Zoom ou Teams;

• Trello: essa ferramenta está mais ligada ao acompanhamento de status de cada demanda específica, para que a equipe possa saber quem está atuando nela em que momento, quais tarefas estão em desenvolvimento, quais já foram concluídas e o que deve ser iniciado em breve – também é possível se comunicar diretamente nas tarefas através de comentários, embora o foco do Trello seja mais a visualização em quadros do que a troca de mensagens em si;

• WhatsApp: o mensageiro queridinho também pode ser bastante útil no ambiente profissional, permitindo a comunicação e o compartilhamento de arquivos de pessoa com pessoa ou entre grupos e a chave é estruturar esses grupos para que as informações não passem despercebidas – e a grande vantagem é que o app é inteiramente gratuito e já muito utilizado por toda a equipe;

• Google Chat e Espaços: dentro do Workspace, o Google Chat e o Google Espaços são opções bastante parecidas com o Slack e que já são integradas ao ecossistema Google – assim, caso a sua agência use majoritariamente os aplicativos e soluções da empresa, seguir com essa ferramenta de comunicação pode ser uma ótima pedida.

Não importa muito qual ferramenta será utilizada. O essencial mesmo é garantir que toda a equipe esteja conectada e se mantenha informada o tempo todo, a fim de que atualizações sejam percebidas rapidamente e o pessoal necessário se movimente para começar a trabalhar nas demandas conforme elas forem surgindo.

Monitoramento em tempo real

Outro ponto-chave para manter a produção da agência em alta, sem onerar o orçamento, é prestar atenção se as metas e os objetivos estão sendo atingidos conforme o esperado.

Assim, busque utilizar ferramentas analíticas para monitorar a produção em tempo real e, caso os resultados não sejam adequados, faça ajustes rápidos e certeiros a fim de garantir a eficiência.

Nesse sentido, a metodologia OKR, por exemplo, pode ser uma grande aliada: OKR, no inglês, significa objectives and key results, ou objetivos e resultados-chave. Ela auxilia no estabelecimento de objetivos desafiadores, resultados-chave mensuráveis e iniciativas claras para a equipe, a fim de maximizar a produtividade e otimizar a utilização de recursos.

Além disso, usando a metodologia estruturada, o monitoramento do desenvolvimento do projeto é facilitado através de ferramentas como:

• Bitrix24: permite a integração de diversas ferramentas para gerenciamento de clientes, projetos e tarefas e produz relatórios com as informações inseridas;
• Profit.co: torna os objetivos mais tangíveis ao dar às agências acesso a métricas relevantes sobre os resultados esperados, evidenciando se a empresa está no caminho certo ou se precisa ajustar sua estratégia;
• Wrike: essa ferramenta produz gráficos e relatórios de status atualizados automaticamente que auxiliam a sua agência a identificar sucessos e pontos de melhoria, facilitando a gestão de projetos.

Como a CROWD te auxilia nesse processo

Otimizar a produção da agência em um período intenso como a Black Friday pode ser um processo trabalhoso. Por isso, estabelecer parcerias com outros profissionais é essencial para garantir que tudo saia como o planejado e não haja atrasos ou desperdício de recursos.

Ao optar pela colaboração com outros especialistas altamente capacitados, você verá que é possível dividir tarefas e otimizar os recursos dos quais a agência já dispõe, aumentando a produtividade sem onerar o orçamento, visando um retorno sobre o investimento positivo.

Uma ideia interessante para esses períodos em que a demanda é maior, como a Black Friday, é a contratação temporária, isto é, a sua agência pode contar com mais profissionais apenas naquele período em que a quantidade de trabalho também aumenta.

Hoje em dia, isso é possível de maneira facilitada e sem burocracia através dos squads sob demanda. Os squads, ou esquadrões, são equipes de profissionais altamente capacitados que trabalham de acordo com as metodologias ágeis, priorizando a produtividade e o atendimento a necessidades personalizadas.

Esses modelos flexíveis de contratação permitem que os freelancers alocados se adaptem ao fluxo de trabalho que já existe dentro da sua agência, vindo para somar à sua equipe e fazer com que a empresa dê conta do aumento de tarefas desse período.

Com a CROWD, você encontra esses profissionais de modo rápido e sem burocracia:

• • visão 360 do marketing: a CROWD oferece um panorama completo do mercado, unindo toda a experiência de nossa equipe interna ao know-how dos freelancers de nossa rede, culminando em uma estratégia mais abrangente e eficaz;

• consultoria estratégica personalizada: como você viu, o sucesso de um grande evento como a Black Friday depende da execução de um bom planejamento estratégico – com a CROWD, você terá o apoio de especialistas na hora de definir o projeto mais adequado às necessidades da sua agência, garantindo que todas as ações sejam alinhadas ao perfil e objetivos da empresa;

• flexibilidade e diversidade para cada necessidade: nossa plataforma conta com mais de 28 mil profissionais ativos e 3 mil habilidades distintas, assim, a CROWD é capaz de montar a equipe ideal para sua necessidade, independentemente de qual for o segmento da sua empresa;

• suporte contínuo e humanizado: a CROWD disponibiliza um profissional de Customer Success dedicado ao seu projeto, de modo que todas as etapas sejam supervisionadas e tudo ocorra conforme o planejado;

• tecnologia de ponta para gestão: a CROWD utiliza inteligência artificial para otimizar a gestão e manter um controle eficaz sob todas as ações, além de investir nas novas tecnologias que surgem a todo instante;

• agilidade e segurança: em um período tão competitivo como a Black Friday, a tomada rápida de decisões é essencial – com a CROWD, os processos são ágeis e seguros, desde os termos de confidencialidade até a proteção da propriedade intelectual;

• desenvolvimento contínuo: a iniciativa CROWD Academy garante que os profissionais da plataforma estejam sempre atualizados acerca das melhores práticas e tendências do mercado, traduzindo-se como uma garantia adicional de que os projetos da sua agência estão alinhados com o que há de mais atual;

• comprovação através dos resultados: com mais de 6 anos de atuação e milhares de contratações, a CROWD angaria uma base sólida de clientes satisfeitos, garantindo a eficácia de nossos serviços.

A CROWD está pronta para ser sua parceira nesta jornada rumo ao sucesso na Black Friday. Com expertise, tecnologia e uma equipe dedicada, temos tudo de que você precisa para garantir resultados excepcionais.

Conte com a CROWD para aumentar a produção de agência na Black Friday. Entre em contato e solicite um orçamento.