Para squads remotos, agilidade é uma das palavras-chave. Ao mesmo tempo, é fundamental que todos os membros da equipe e interessados no projeto estejam sempre a par do que está sendo realizado e do que não vai bem e precisa de atenção.
A fim de alinhar essas necessidades, a Daily Scrum tem um papel essencial nos squads. Conhecida também como reunião diária, é um evento com duração curta que objetiva entender o andamento das atividades de todo o time e a melhor forma de eliminar as barreiras que surgem no caminho.
Para saber mais sobre essa cerimônia ágil, quais os benefícios dela para o seu Scrum e de que forma ela consegue acelerar o desenvolvimento dos seus projetos, sugerimos que continue a leitura. Isso (e muito mais) será detalhado nas próximas linhas.
O que é Daily Scrum?
A Daily Scrum, como sugere seu nome, é uma conversa diária rápida — sua duração não deve ultrapassar os 15 minutos.
O objetivo é identificar as atitudes que mais favorecem o bom andamento do projeto e a entrega das tarefas no prazo.
Para isso, durante a Daily Scrum, o papel dos participantes é falar sobre o planejamento do dia, sobre o que foi feito no dia anterior, informar sobre as dificuldades ou obstáculos que surgiram no caminho e tirar dúvidas.
Essas reuniões são comumente organizadas pelo Dev Team, o Time de Desenvolvimento, e contam com a participação do Scrum Master e do Product Owner, ambos apenas como ouvintes, a fim de se manterem a par do andamento das atividades.
Como a Daily Scrum funciona?
A fim de otimizar o tempo e receber atualizações de todos os membros da equipe, durante a Daily Scrum são feitas três perguntas simples, que devem ser respondidas com objetividade:
- O que foi feito ontem?
- O que será realizado hoje?
- Existe algum obstáculo no seu caminho?
Essas perguntas são feitas por um mediador definido pela equipe, normalmente o Scrum Master, e a primeira delas é a mais importante da Daily Scrum.
Isso porque quando se sabe o que o colaborador conseguiu executar do planejado do dia, os próximos passos podem ser planejados com mais clareza.
Quando é feito menos do que o previsto, por exemplo, é um sinal de que existe algum tipo de entrave. Dessa forma, um plano de ação pode ser traçado para evitar o atraso na entrega das tarefas e, consequentemente, do produto final.
A segunda pergunta define os objetivos do dia de trabalho de cada um. Ou seja, o que, considerando as responsabilidades de todos, precisa ser executado com mais urgência.
A pergunta final busca identificar as dificuldades que os profissionais estão enfrentando para realizar suas tarefas. Essa pergunta é a que mais requer sinceridade, uma vez que nem sempre as dificuldades se limitam ao ambiente profissional.
Ao ser franco com seus colegas de equipe, as barreiras podem ser superadas com mais facilidade. No caso de dificuldades por falta de capacitação para realizar a atividade, por exemplo, a empresa consegue se planejar para oferecer o treinamento adequado.
Com o material coletado dessas conversas, o Scrum Master consegue identificar os problemas que impedem a conclusão das tarefas por parte do squad e buscar a melhor forma de resolvê-los para garantir a fluidez do trabalho.
A Daily Scrum é sempre conduzida pelo time. Apesar de contar com o Scrum Master para reforçar continuamente a cultura ágil e ajudar a remover obstáculos, os membros da equipe têm total autonomia para se organizarem entre si da maneira mais adequada para atingimento das metas.
Como e quando realizar essas reuniões?
A Daily Scrum é uma cerimônia descontraída, que deve ser feita idealmente em pé (justamente para agilizar sua conclusão). O ideal é que ela aconteça sempre no mesmo lugar, para que o time se acostume e isso passe a fazer parte da rotina do squad.
No caso do squad remoto, um exemplo é ter uma sala de meeting fixa, para que os colaboradores possam salvar o link e acessar no horário estipulado para as reuniões sem problemas.
Quanto ao horário, o correto é que seja feita no início do expediente. Como parte dos objetivos é entender o que cada colaborador pretende realizar ao longo do dia em questão, faz mais sentido que a conversa aconteça nas primeiras horas do dia.
Além disso, qualquer dúvida ou dificuldade pode ser resolvida rapidamente, sem atrapalhar a rotina de trabalho.
Quais as vantagens de adotar a Daily Scrum?
Quando essas reuniões diárias são uma rotina no squad remoto, a comunicação entre o time se mantém sempre sincera e sem ruídos.
Considerando a distância física em que os membros da equipe se encontram, uma comunicação clara é mais do que uma vantagem, é uma necessidade para que o trabalho seja sempre harmônico.
Outro grande benefício, que foi inclusive muito citado anteriormente, é a possibilidade de resolução rápida dos problemas que podem — e, provavelmente, vão — surgir durante a jornada.
Ao ter contato diário com os colaboradores, é mais simples conhecer as suas dificuldades e agir para resolvê-las da melhor forma possível, promovendo mais motivação e engajamento.
Como os squads são autônomos, ou seja, têm liberdade para organizar a execução das atividades, ao realizar as Daily Scrums o senso de responsabilidade é diariamente exercitado.
Cada um conhece as atribuições e o papel de cada membro do time, e todos se atêm às suas próprias funções. Isso garante um trabalho fluido, organizado, entregas mais ágeis e com qualidade.
Individualmente, os profissionais aceleram seus ciclos de desenvolvimento. Coletivamente, a equipe se torna cada vez mais colaborativa e todos se mantêm na mesma página em relação ao projeto.
Finalmente, as reuniões diárias garantem o foco nos objetivos de cada sprint. Quando o Scrum Master percebe que algo não está correndo bem e tem o potencial de representar riscos às metas das sprints, ele é capaz de executar um plano de ação para contornar os problemas com rapidez e prevenir qualquer possibilidade de atraso nas entregas.
Quais os desafios e mitos da Daily Scrum?
Um dos maiores desafios da Daily Scrum é, sem dúvidas, o pouco reconhecimento da sua importância. Quando ela deixa de ser feita ou quando acontece de forma esporádica, sem ser estabelecida e reconhecida como parte da rotina de trabalho, vários são os prejuízos para o projeto.
Os problemas que surgem podem ser percebidos tarde demais, gerando atrasos nas entregas, queda de qualidade, problemas de comunicação entre a equipe e muito mais.
Outro empecilho é a falta de preparo. A Daily Scrum é pensada para ser uma reunião ágil.
Se os participantes não se preparam previamente quanto ao que vai ser dito, ela se torna arrastada, pouco objetiva, mais longa do que o necessário e ainda existe a possibilidade de que pontos importantes a serem tratados sejam esquecidos.
É fundamental também não confiar 100% na memória ao coletar informações para a resolução de problemas durante a reunião. Por isso, anotar é o ideal.
Assim, todos os problemas poderão ser revistos posteriormente e a estratégia para solucionar cada um deles será pensada com mais calma e cuidado. Dessa forma, ninguém se frustra por suas questões não terem recebido a devida atenção e a Daily Scrum consegue cumprir com os seus propósitos principais.
Existe ainda um mito em específico que ronda as Daily Scrums e que, muitas vezes, é a razão para que ela seja tão pouco valorizada: a sua equivocada relação com a Status Meeting. Confira mais sobre o assunto nas próximas linhas.
Daily Scrum é o mesmo que Status Meeting?
Apesar dos nomes semelhantes, a Daily Scrum e a Status Meeting têm objetivos distintos, e cada uma é requisitada para determinada necessidade.
A Daily Scrum, como é sabido, é uma reunião diária e rápida realizada pelo time de desenvolvimento e com duração inferior a 15 minutos. Nela, cada componente da equipe compartilha o seu planejamento, colaborando com as atividades de todos.
Já a Reunião de Status tem uma finalidade menos colaborativa. Os participantes relatam o status das suas próprias tarefas para um líder.
Nesse tipo de reunião, também não existe o foco no objetivo principal, mas sim em grupos de tarefas a serem entregues. Por tudo isso, a Status Meeting não consegue se adaptar às adversidades da mesma forma que o Daily Scrum.
A seguir, veja com mais detalhes de que formas elas se diferenciam uma da outra e em quais situações elas devem ser usadas.
- Organização: a Daily Scrum é autogerenciada, ou seja, os componentes do time compartilham seus progressos e dificuldades entre eles mesmos e decidem a melhor forma de conduzir as situações. Na Status Meeting, cada colaborador se reporta a um líder.
- Empoderamento: os componentes da Daily Scrum conseguem se adaptar às mudanças e desenvolver senso de responsabilidade com muito mais facilidade do que os da Status Meeting, uma vez que estes buscam outra pessoa que consideram mais capacitada para tomar decisões em seu lugar.
- Transparência: enquanto quem tem conhecimento das dificuldades de cada profissional na Status Meeting é o líder, na Daily Scrum todo o time está a par desse tipo de situação e consegue se ajudar e se planejar da melhor forma para ter sucesso nas entregas.
- Foco em resultados: o coração da Daily Scrum é o objetivo principal. Com base nele, diariamente as tarefas são adaptadas para garantir entregas rápidas e assertivas. A Status Meeting se volta apenas para o desenvolvimento de atividades específicas.
- Colaboração: a Daily Scrum, por ser autogerenciada, é naturalmente colaborativa. Todos trabalham com foco no objetivo. Na Reunião de Status, a relação se limita ao profissional e seu líder, sendo que este é o responsável pela tomada de decisões.
Em resumo, a Status Meeting é um tipo de reunião muito usado por profissionais que ainda não se sentem preparados para lidar com determinados assuntos. Ao terem alguém com mais expertise com quem contar, elas conseguem se sentir mais confiantes para concluir suas entregas.
Por outro lado, a principal qualidade da Daily Scrum é desenvolver qualidades como a autonomia, o senso de urgência, a responsabilidade, a colaboração e muito mais.
Assim, o projeto caminha mais rapidamente, já que não depende da orientação de um superior a cada passo dado. Tudo o que é feito nesse sentido é manter as partes interessadas informadas.
A Daily Scrum é uma estratégia fácil de ser implementada, mas para que ela não corra o risco de se transformar aos poucos em uma Status Meeting é fundamental ter um squad remoto preparado para atuar com autonomia.
Essa, sim, pode ser uma tarefa um pouco mais complicada. Mas com a ajuda certa esse problema se torna a solução ideal para o sucesso dos projetos da sua empresa.
Neste artigo, foi possível conhecer mais a fundo a Daily Scrum e o seu importante papel para um desenvolvimento assertivo dos projetos. Por isso, é fundamental valorizar a sua relevância e adotá-la como uma ferramenta com presença fixa na rotina de trabalho.
Essa atitude é benéfica não só para o projeto, mas também para o desenvolvimento pessoal e profissional e para a qualificação constante dos seus colaboradores, o que, consequentemente, implicará em entregas dentro do prazo e com qualidade impecável.
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