Começar a entender gestão ágil pode parecer difícil, mas tudo nesse método é pensado e adaptado para ser simples, de forma que permita que ele seja, realmente, ágil.
O Scrum é uma dessas metodologias e possui diversas cerimônias. Neste artigo, você vai aprender tudo sobre uma das mais importantes: o planejamento da sprint.
E o que é sprint? Muita gente ainda tem dúvidas sobre este conceito. Sprint é um período em que as tarefas combinadas de um projeto serão desenvolvidas pelo time, pelo squad. E este período tem várias fases, que podem durar de uma a quatro semanas, no total.
O planejamento da sprint ou “sprint planning” é a primeira fase (ou cerimônia) de uma sprint. É uma reunião entre o P.O. (Product Owner) e o time de desenvolvimento. Nela, são definidos os objetivos deste ciclo que vai iniciar e, num segundo momento, como eles serão atingidos.
A sprint planning é muito importante e pode ser feita de forma presencial ou remota. Nada impede que um squad remoto tenha sua sprint planning num ambiente virtual. Pelo contrário, se esta é a forma mais produtiva e ágil, é assim que deve ser.
O planejamento da sprint serve para acelerar o processo de desenvolvimento. Se o time tem um objetivo bem definido e todos sabem exatamente o seu papel para os próximos dias, todo o processo é mais rápido e assertivo.
O que é a reunião de planejamento da sprint?
A sprint planning é uma reunião que dá início a uma sprint e tem por finalidade que o time, junto ao Product Owner e o Scrum Master (quando houver), planejem o trabalho que será realizado durante o período em questão.
É muito importante que se defina as metas, os objetivos para o período de desenvolvimento do produto e que todos, sem exceção, possam ter espaço para colocar suas ideias.
Não se pode confundir a sprint planning com outras cerimônias do scrum, como:
Sprint Review
Uma das últimas reuniões do time, quando se encerra um ciclo sprint, é a reunião de revisão da sprint. Além de coletar os feedbacks dos desenvolvedores, o dono do produto conseguirá retroalimentar o backlog.
Serão incluídas novas demandas, que porventura apareçam, e/ou dados como finalizados, os objetivos definidos na sprint planning. Meta alcançada!
Pós-sprint
A reunião de apresentação ou “pós-sprint” é feita para apresentar aos clientes e stakeholders o que foi previsto e o que foi produzido na sprint.
Normalmente é feita logo após o ciclo em questão, no dia seguinte talvez. É preciso ser rápido, pois o trabalho do período ainda estará na memória. E, se passar muito tempo, as coisas podem se tornar confusas, pois o squad já estará em um novo ciclo de trabalho.
Daily Scrum
Também conhecida como stand-up meeting ou reunião diária, esta cerimônia está descrita nos documentos scrum e deve durar, no máximo, 15 minutos. O objetivo é apenas um alinhamento entre os desenvolvedores.
Por isso, é importante que só o squad participe e fale, para que não acabe tomando mais tempo, confundindo-se com uma reunião de prestação de contas ou de novos planejamentos.
Como funciona a reunião de planejamento da sprint?
A sprint planning deve ser o primeiro evento de um ciclo de trabalho. Nela, todos devem participar. Num primeiro momento, quem tem a palavra é o Product Owner, pois é ele quem trará à tona as prioridades definidas no product backlog.
Depois, é a vez dos desenvolvedores discutirem quem pegará cada item que precisa ser produzido naquela sprint e como farão esse trabalho.
Facilitados pelo Scrum Master, quando houver um no projeto, o time de desenvolvimento e o dono do produto negociarão o objetivo do ciclo de trabalho. Essa será a meta da sprint e é inegociável. É preciso sair da reunião de planejamento da sprint com ela bem clara.
Definidos os responsáveis pelos itens do backlog, com uma meta clara, os desenvolvedores estarão comprometidos em alcançá-la.
Mas, para que isso aconteça, algumas regras precisam ser respeitadas pelo time. É importante conhecer o significado de DOR e DOD, acompanhe:
Definition of Ready — DOR
O squad só deve aceitar um item do product backlog na reunião de planejamento se ele seguir alguns critérios.
Isso ocorre porque o dono do produto pode trazer um item gigante, que não pode ser feito em 2 ou 4 semanas, a depender de qual o tempo definido para a sprint em questão.
Ou então ele apresenta um item sem detalhes necessários para a execução, o que vai gerar dúvidas ao time ou fazer com que o trabalho tenha várias revisões.
É tarefa do dono do produto, então, subdividir este item até que se tenham itens que cumpram os seguintes requisitos:
- O item precisa ter sido refinado em sessões específicas sobre o backlog;
- O item deve estar estimado em qualquer unidade, mesmo em horas;
- O item deve ser pequeno o suficiente, nunca maior que 8 story points;
- O item precisa estar dentro de outros critérios específicos.
Com isso, o item está preparado, pronto, “ready” para ser aceito. Da mesma forma, o dono do produto também precisa que o item cumpra requisitos para ser aceito como pronto, feito, “done”.
Definition of Done — DOD
O dono do produto só deve aceitar um item do backlog, dado como finalizado pelo squad, quando ele cumprir os requisitos.
Aqui, é mais difícil listar critérios, porque, quando falamos dos itens específicos de cada backlog de produto, tudo fica muito relativo.
Por exemplo, se estamos falando de um aplicativo, poderá ser exigido que o item esteja 100% codificado. Mas, se falamos de um projeto de conteúdo para blog, isso não tem nada a ver com códigos de programação e os critérios serão outros.
Timebox da reunião de planejamento da sprint
Timebox é o tempo que deve durar uma reunião de sprint planning. Sprints podem ter duração de 1, 2, 3 ou 4 semanas.
Para sprints de 30 dias (4 semanas), o timebox sugerido é de 8 horas. Este é o máximo para uma reunião desta cerimônia scrum.
A partir daí, para sprints menores, timeboxes menores. Mas isso significa que não pode ser diferente? Óbvio que não!
O mais importante é que timeboxes sempre estejam adequados às necessidades, desde que não se ultrapasse o tempo por motivos que não sejam os previstos.
Como fazer uma reunião de planejamento de sprint de sucesso?
O primeiro passo é que o P.O. traga os itens do backlog dentro da definição de pronto — DOR. Também vimos que é importante definir as metas e as responsabilidades da sprint.
Nesse sentido, o time vai se concentrar em definir como os itens serão aceitos como realizados, quais os critérios do DOD para cada item.
A sprint planning é simples, mas existem muitos mitos que podem fazê-la parecer um bicho de 7 cabeças, para algumas pessoas. E conhecer alguns segredos pode ajudar a reunião de planejamento a ser muito mais produtiva. Acompanhe:
Mitos do planejamento da sprint
1. Você pode prever tudo no planejamento
Não, você não pode. Em todo tipo de projeto, há mudanças e um dos 4 valores do Manifesto Ágil é exatamente sobre isso: responder bem às mudanças mais do que seguir um plano.
À medida que o squad trabalha no projeto, é natural surgirem opções e necessidades não previstas na sprint planning, e está tudo bem.
2. Você deve apresentar todo o backlog do produto na sprint planning
Definitivamente não. Isso causará mais confusão do que permitirá que sua reunião de planejamento seja um sucesso. O P.O. deve trazer apenas as histórias que são prioridade no produto.
Para discutir todo o backlog, existe uma cerimônia scrum exclusiva de product backlog.
3. O dono do produto não precisa estar na reunião
Também é um mito, e dos que mais podem levar sua sprint planning ao fracasso. O P.O. é peça fundamental desta cerimônia, bem como o resto do time de desenvolvimento.
4. Não é necessária uma preparação prévia para o planejamento
Outro mito perigoso, pois é fundamental que todos os integrantes do time de desenvolvimento tenham participado da reunião de product backlog e já conheçam previamente o projeto, o produto.
Conhecendo as histórias de usuário com antecedência, é possível discuti-las com muito mais propriedade durante a sprint planning.
Esclarecidos os principais mitos, os equívocos que podem comprometer a qualidade da reunião de planejamento do ciclo de trabalho, é bom que você também conheça alguns segredos.
Os profissionais mais bem-sucedidos em scrum recomendam e agem de determinada maneira diante das necessidades de um planejamento de sprint.
Isso porque, por trás do Guia Scrum, da teoria, existe a prática. E foi somente com ela que descobrimos o que vamos compartilhar com você a partir de agora.
Segredos práticos do planejamento da sprint de sucesso
1. O nível de detalhamento não precisa ser alto
Para que uma reunião de sprint planning seja um sucesso, não é preciso um detalhamento profundo deste plano, até porque haverá mudanças e o time deve estar preparado para ser flexível e responder a elas com agilidade.
O detalhamento deve estar de acordo com o que o squad julgar necessário, desde que não alongue demais a reunião, nem impossibilite o início do trabalho.
2. O time sempre deve participar da definição da meta da sprint
Os desenvolvedores são os melhores personagens para propor metas alcançáveis, viáveis. Se o dono do produto chegar à sprint planning com uma meta pronta e inflexível, com certeza todos compartilharão o fracasso do ciclo de trabalho.
3. Existe uma ordem para a reunião de planejamento da sprint
Para o sucesso da reunião (e isso inclui o cumprimento do prazo de duração – timebox), é importante respeitar a ordem de apresentação dos personagens.
Primeiro, fala o P.O., narrando as histórias que são prioridades no produto, para que todos possam entender sobre os itens que serão aceitos e já começar a imaginar como serão desenvolvidos.
Depois, é a vez do time e do Scrum Master, se houver. Este é um facilitador, um mediador entre o P.O. e o squad. Sua função é dividir as tarefas entre os profissionais e zelar para que a reunião não perca o foco. Ele também deve garantir que todos sejam ouvidos, mesmo os mais juniores ou envergonhados.
4. Itens podem ser estimados em qualquer medida
Não é preciso ficar engessado em nada, quando falamos de Scrum e outras metodologias ágeis. Mesmo que o Guia Scrum não recomende, você pode classificar os itens da melhor forma para o seu time, bem como estimar o trabalho em qualquer medida, inclusive em horas.
5. Valor: indivíduos e interações mais do que processos e ferramentas
Este valor previsto no Manifesto Ágil é bastante esquecido no dia a dia. O segredo é lembrar dele e garantir que seja cumprido.
O que funciona num time, pode não funcionar em outro. Então, adapte para que o seu time tenha seus processos da forma que funcionem melhor, fazendo entregas recorrentes e com muito mais valor agregado.
Lembre-se de que o objetivo da sprint não é rodar um processo Scrum, mas sim agregar o máximo valor ao produto! As ferramentas ágeis são o meio, não o fim.
6. Valor: entrega de valor mais do que documentação abrangente
Entender o documento é muito mais importante que compartilhá-lo. Uma das principais funções da sprint planning é que o P.O. se certifique de que o squad realmente entendeu as histórias, os itens, a necessidade.
Este outro valor previsto no Manifesto Ágil também é de suma importância para um planejamento (e uma sprint) de sucesso.
Esperamos que este conteúdo possa ter esclarecido o que é uma reunião de planejamento de sprint. Mais do que isso, que possa ter facilitado o caminho para você ter mais sucesso nesta cerimônia e no ciclo de desenvolvimento do seu squad/produto.
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