O home office chegou para ficar. A modalidade vinha crescendo discretamente no Brasil até que as medidas de isolamento da pandemia de covid-19, em 2020, fizeram o teletrabalho crescer consideravelmente no país e no mundo.
Estudo realizado pelo economista Bruno Imaizumi, da LCA Consultores, e apresentado por G1, traz dados interessantes sobre o tema. Houve aumento de 76,3% na quantidade de trabalhadores em home office entre 2018 e 2022.
Atualmente, estima-se que haja 6,53 milhões de profissionais que atuam a distância – volume que representa 6,7% do total de ocupados do país, ainda segundo o estudo.
As mudanças tecnológicas e culturais das organizações facilitaram o crescimento do teletrabalho no Brasil e no mundo.
Entretanto, ainda existem vários desafios que precisam ser enfrentados em relação à modalidade. A produtividade do home office certamente é um dos aspectos que mais preocupam gestores e trabalhadores.
A fim de colaborar para que você e sua equipe sejam mais produtivos no teletrabalho, preparamos este conteúdo. Confira:
- Quais os desafios do home office?
- Gestores: como aumentar a produtividade da sua gestão no home office?
- Trabalhadores: como aumentar a produtividade do trabalho em home office?
- Considerações sobre produtividade no home office
Continue a sua leitura e veja boas dicas para ser mais produtivo no trabalho remoto.
Quais os desafios do home office?
A Deloitte, tradicional consultoria britânica, já falava sobre a Open Talent Economy em 2013. À época, a empresa apontou a economia aberta de talentos como uma tendência para os próximos anos.
Segundo relatório da consultoria:
“As pessoas se movimentam mais livremente do que nunca de papel em papel, e entre organizações e limites geográficos.
Mercados e produtos globais, movidos por rápidas inovações e disrupções pós-digital, exigem novos modelos de talentos que podem ser rapidamente configurados e reconfigurados.
As empresas esperam agilidade, escala e as habilidades certas para estarem disponíveis mais rápido do que nunca – e em tempo real”.
A economia aberta de talentos está relacionada a novos modos de trabalho. Nesse contexto, o home office se apresenta como uma maneira efetiva de fazer negócios colaborativamente, movidos por tecnologia e em ciclos rápidos.
Contudo, mudanças tão profundas geram grandes desconfortos. Antes, as organizações sabiam que podiam contar com seus funcionários em um período fixo do dia, atuando sob a vigilância constante da gestão.
Agora, autonomia e confiança são as palavras-chave para uma boa relação entre empresas e teletrabalhadores.
Estudo “Redefinindo Modelos de Trabalho na América Latina”, da We Work, fornecedora de espaços de coworking, afirma que 81% dos entrevistados preferem o modelo híbrido, 14% gostam mais do teletrabalho e apenas 5% voltariam a trabalhar presencialmente todos os dias.
Entretanto, ainda há forte resistência ao modelo por parte de muitos gestores, mesmo frente à preferência da força de trabalho. Levantamento apontado por Você S/A diz que líderes querem o retorno do trabalho presencial para, entre outros motivos, melhorar a comunicação interna.
Diante do cenário desafiador e quase irreversível do home office, uma apreensão constante aparece para a gestão e para os trabalhadores: como aumentar a produtividade do trabalho a distância?
Gestores: como aumentar a produtividade da sua gestão no home office?
O relatório da Deloitte nos traz uma descrição interessante:
“A gestão de talentos costumava envolver pelo menos algumas certezas. Você sabia quais funções precisava exercer e onde poderia encontrar o talento para preenchê-las.
Quando as pessoas trabalhavam para você, elas vinham ao seu prédio pela manhã e saíam no final do dia. Você podia ver e interagir com elas. E elas podiam ver você.
Hoje, as coisas são diferentes”.
O teletrabalho trouxe muitas incertezas aos gestores. O distanciamento físico dos funcionários deixou para trás muitas práticas e conceitos relacionados à tradicional gestão de pessoal.
Mas com a adoção de boas medidas é possível manter – e até aumentar – a produtividade do time que trabalha no home office. Confira!
Conheça os seus liderados
O primeiro passo para uma gestão efetiva de teletrabalho é conhecer quem é a sua equipe. O modelo exige organização, compromisso, responsabilidade e autonomia do profissional.
Entretanto, os indivíduos têm doses maiores e menores de cada uma dessas soft skills. Então, entenda o perfil dos liderados e como eles lidam com o trabalho a distância.
Algumas pessoas precisam de uma gestão mais presente; outras, são mais independentes na execução de suas atribuições.
Assim, o gestor deve avaliar o seu time para encontrar a melhor maneira de gerenciá-lo remotamente.
Determine metas claras
Todo bom gestor entende a necessidade da clareza dos objetivos e metas, certo? Com o teletrabalho, a prática não é diferente.
Então, a gestão precisa fragmentar o objetivo (maior e de longo prazo) em metas de curto e médio prazo. Os resultados desejados devem ser esmiuçados em tarefas específicas, com prazos alcançáveis.
Especialmente em relação ao trabalho remoto, o gestor deve se atentar ao tempo de execução das atividades. Nesse modelo, a comunicação pode ser assíncrona – isto é, que acontece em momentos diferentes.
No escritório físico, basta uma ida à mesa do colaborador para fazer a cobrança de alguma entrega, certo? No home office, entretanto, a dinâmica pode ser mais demorada.
Isso significa que os prazos devem ser maiores para o funcionário remoto? Não. A questão é dar mais flexibilidade e antecedência às requisições para receber todas as entregas na data desejada.
Avalie a adoção de metodologias ágeis
Os métodos ágeis, como Kanban e Scrum, foram criados para facilitar o desenvolvimento de softwares. Contudo, eles podem ser adaptados e utilizados em diferentes cenários devido a seus bons resultados.
A ideia é reunir um time multidisciplinar (squads ágeis), focado em um projeto por vez e que mantenha a equipe frequentemente atualizada em relação aos processos. Ao mesmo tempo, os colaboradores são autônomos e organizados para que as tarefas sejam entregues no prazo.
No Scrum, por exemplo, o trabalho é realizado em sprints (ciclos). Cada sprint tem reuniões regulares que deixam todos a par do projeto.
São feitos encontros antes do sprint, para organização das tarefas, e após a sua conclusão, para avaliação. Diariamente, são realizadas reuniões de até 15 minutos para follow-up.
As metodologias ágeis se mostram uma alternativa interessante para o gerenciamento dos trabalhadores remotos. Dessa forma, gestores podem adotar e adaptar o conceito e suas práticas para aumentar a produtividade do seu time em home office.
Faça um bom acompanhamento do trabalho
Vimos como os métodos ágeis utilizam encontros diários para a atualização das informações entre a equipe. Porém, sabemos que fazer reuniões diariamente pode não ser uma alternativa viável a todo tipo de empresa.
De qualquer modo, o importante é monitorar o desenvolvimento do trabalho, os prazos e o alcance (ou não) das metas. Ao acompanhar o trabalho, o gestor consegue avaliar possíveis falhas e atuar para corrigi-las a tempo.
Então, não espere até o último minuto do prazo para conferir se a a tarefa está sendo desempenhada da maneira esperada. Converse com sua equipe, esclareça dúvidas, solicite demonstrações, entre outras atividades.
Lembra das metas que falamos acima? É interessante manter um quadro compartilhado com o time onde constam as tarefas, seus prazos e responsáveis, além do andamento de cada uma delas. Assim, todos estarão cientes do andamento do projeto e será mais fácil manter a produtividade do time.
Ao mesmo tempo, é crucial dizer: abra mão do microgerenciamento.
Os avanços tecnológicos permitem que todo esse trabalho seja feito de forma fácil e prática pela internet. Portanto, não perca tempo gerenciando pequenas tarefas do seu time. Promova a autonomia e responsabilidade da equipe e poupe seu próprio tempo como gestor.
Use a tecnologia como aliada
Sistemas, ferramentas e até mesmo planilhas colaboram para o acompanhamento das atividades dos teletrabalhadores.
Serviços em nuvem como Google Drive e OneDrive servem para compartilhar arquivos. Monday e Trello são painéis digitais para a organização das demandas. Zoom e Google Meet colaboram para a comunicação entre equipes por intermédio de ligações pela internet.
Essas são apenas algumas ferramentas gratuitas ou de baixo custo que contribuem para gerenciar a produção das equipes remotas.
Segundo as demandas organizacionais, os líderes devem estudar as tecnologias disponíveis e como elas podem ajudar na produtividade.
Trabalhadores: como aumentar a produtividade do trabalho em home office?
A pesquisa da We Work que mencionamos no início do artigo nos mostrou que boa parte dos profissionais deseja o teletrabalho. Entretanto, encarar a rotina fora dos escritórios físicos da empresa pode ser desafiador.
Ainda segundo o estudo:
“O trabalho remoto convida à produtividade e concentração e, para isso, é vital um espaço devidamente equipado, sem distrações, com iluminação natural e boa conexão à internet”.
Entretanto, como se concentrar em meio a obras dos vizinhos, televisão ligada no cômodo ao lado, o cafezinho da tarde, as atividades pessoais e outros convites à desconcentração?
Logo abaixo, trouxemos algumas maneiras para profissionais aumentarem a sua produtividade no home office. Veja!
Profissionalize o home office
Essa dica pode parecer óbvia, mas é necessário falar sobre o assunto. O teletrabalho nada mais é do que a mudança de local de operação.
Ou seja, as tarefas e responsabilidades que uma pessoa tem ao trabalhar na empresa não mudam quando ela trabalha em casa.
O ambiente é outro – mais flexível e, talvez, mais confortável. Entretanto, todos os compromissos firmados pelo profissional precisam ser cumpridos.
Nesse sentido, quem trabalha em casa deve profissionalizar o home office com ações como:
- estabelecimento de um cantinho oficial do trabalho, se for possível;
- criação de uma rotina para as tarefas;
- esforço de separar vida pessoal da profissional no home office;
- evitar o pijama, mudando o foco da “casa” para o “trabalho” ao se vestir com mais cuidado.
Organize-se
Um dos preceitos do trabalho a distância é a autonomia do profissional. O microgerenciamento tem diminuído e a gestão do home office tem dado mais independência aos trabalhadores.
Por isso, quem trabalha em casa deve ter o máximo de organização para manter todo o trabalho em dia. Então, é preciso ter ciência dos prazos e se preparar para fazer as entregas corretamente.
Além disso, arquivos e documentações digitais também devem ser ordenadas, a fim de facilitar o seu uso na rotina.
Assim, a organização é um elemento-chave para a produtividade em home office.
Mantenha uma comunicação clara e efetiva com a equipe
Comunicar-se de maneira acertada com a gestão e o time pode tornar tudo mais fácil no trabalho a distância.
A boa comunicação remota não significa instantaneidade – ao contrário, ela pode ser assíncrona. Nesse contexto, cada profissional pode ter horários e rotinas diferentes. Além disso, todos têm as suas tarefas e atribuições que demandam concentração.
Então, uma forma de ser mais produtivo no home office é melhorar a qualidade da comunicação. Para isso, é importante separar um tempo da agenda para responder a e-mails e mensagens em outras ferramentas.
A priorização das conversas urgentes e o cuidado redobrado na preparação das mensagens são elementos que colaboram para desafogar o fluxo de comunicação, dar mais clareza a ele, e evitar retrabalhos. Dessa forma, sobra mais tempo para as atividades que geram resultado.
Aproveite a flexibilidade do home office
Uma das grandes vantagens do teletrabalho é a possibilidade de organizar a rotina de modo mais flexível. Algumas pessoas são mais produtivas pela manhã; outras à tarde; e também existem aquelas que funcionam melhor à noite.
Então, use a flexibilidade do home office para trabalhar em momentos mais oportunos, fazer pausas estratégicas e, assim, obter o máximo de produtividade.
Seja amigo das tecnologias
Já mencionamos nas dicas para gestores a importância dos recursos tecnológicos para o aumento da produtividade no home office.
Fica a mesma sugestão para os profissionais: aproveite ferramentas, aplicativos e softwares que organizam, agilizam e dão mais precisão ao trabalho para melhorar a sua produtividade.
Considerações sobre produtividade no home office
Como vimos, muitos elementos interferem no trabalho a distância. Mas com organização, autonomia e bons recursos tecnológicos, gestores e profissionais podem chegar a excelentes resultados com o modelo.
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