A criação e a implementação de um processo de onboarding é uma prática muito útil e estratégica para a rotina dos freelancers.
Afinal, o “pontapé” para que os trabalhos sejam realizados pode fazer toda diferença na inicialização, condução e conclusão do job.
Apesar de ser uma ação comum em muitas empresas de médio e grande porte, o onboarding ainda é um verdadeiro mistério para muitos freelancers.
Se este é o seu caso, pode ficar tranquilo! Neste conteúdo, vamos desvendar o processo de “boas-vindas” e como você pode implementá-lo para trazer ainda mais qualidade ao seu trabalho. Você vai ficar por dentro de:
- O que é onboarding
- Por quais motivos o onboarding é importante para freelancers
- Quais são os 4 Cs do onboarding
- Como freelancers podem implementar o processo de onboarding
- Como o processo de onboarding colabora para que o freelancer tenha mais sucesso em sua carreira
Então, pegue seu cafezinho e continue nesta leitura para entender como fazer o onboarding, sendo freelancer, e de que formas o processo pode aperfeiçoar a sua prática profissional.
O que é onboarding
Onboarding é um processo de boas-vindas ou de integração do cliente, em que ele recebe as devidas orientações para que o trabalho possa ser realizado.
Dessa forma, a atividade serve como um guia para que o novo cliente se engaje no projeto, situe-se sobre os próximos passos e entenda o seu papel no desenvolvimento que será realizado.
Também conhecido como first value, ou primeiro valor, o processo é composto por ações, tarefas e instruções que ocorrem no período compreendido entre o fechamento do contrato e o começo dos trabalhos.
De acordo com cada profissão e job, o processo pode ser composto por documentos, briefings, manuais e outros materiais pertinentes e importantes para o início, desenvolvimento e conclusão do job.
Por quais motivos o onboarding é importante para freelancers
Quem trabalha como freelancer enfrenta diversos desafios com o modo que escolheu para conduzir a sua carreira. Um deles é a consolidação de sua imagem como profissional.
Companheiros de profissão que atuam com carteira assinada, por exemplo, são resguardados pela reputação da organização para a qual trabalham.
Já os freelas, em sentido oposto, são a sua própria marca. Dessa forma, eles precisam fortalecer e solidificar a si próprios como fornecedores estratégicos, qualificados e necessários para os seus clientes.
Assim, é fundamental que o freela tenha processos claros e inteligentes em suas práticas profissionais.
O onboarding é, então, uma maneira de demonstrar ao cliente que a execução do freelancer tem o mesmo profissionalismo e qualidade que são encontrados em outros modelos tradicionais de trabalho.
Então, iniciar o job com o processo de first value é uma poderosa demonstração de que o freelancer é profissional e competente em suas atividades.
Quais são os 4 Cs do onboarding
De maneira geral, cada freelancer pode elaborar o seu processo de boas-vindas, segundo as suas demandas e as do cliente.
Entretanto, os 4 Cs do onboarding nos ajudam a definir melhor o que deve ser analisado durante a construção da atividade. Confira logo abaixo!
Conformidade ou Compliance
Freelancer, quais são as suas políticas de trabalho? Como você se relaciona com o cliente e de que maneira espera que este relacionamento seja conduzido? Quais são as “regras do jogo” que os dois times precisam seguir?
Estas e outras questões precisam ser levantadas no C de conformidade (ou compliance).
Companhias mais estruturadas têm manuais e documentos que explicitam todas as práticas permitidas e aceitas pela empresa. Da mesma forma, elas esclarecem o que é rejeitado e proibido em suas atividades.
Entretanto, o freelancer nem sempre tem essas informações claras em sua rotina, não é mesmo?
Um exemplo simples sobre conformidade: quanto tempo uma alteração solicitada deve ser feita e entregue ao cliente?
O que pode ser óbvio para você, pode não estar esclarecido para o contratante. Portanto, pense sobre o que é permitido nessa relação em que você está entrando e “coloque as cartas na mesa”.
Clarificação ou Clarification
O segundo C do onboarding trata da clarificação dos papéis. Bem provavelmente, você já especificou bastante, no contrato, sobre o trabalho a ser desenvolvido, certo?
Mas, é preciso esclarecer a função e as responsabilidades de ambos os lados dessa relação comercial.
Uma empresa contrata os serviços de um freelancer por, entre outros motivos, não ter os recursos humanos e tecnológicos necessários àquela execução.
Então, é comum que os contratantes entreguem todas as tarefas ao profissional e fiquem apenas aguardando a entrega completa do job.
A gente sabe que o trabalho não funciona dessa maneira. Frequentemente, o freela precisa de muitas informações do projeto para que possa iniciar e dar andamento às suas atividades.
Dessa forma, a cooperação necessária entre contratante e contratado precisa estar clara no onboarding.
Nesse processo, você pode apresentar ao cliente a lista dos dados e informações de que precisa para prosseguir com a tarefa — e avisar que talvez demande outros materiais no futuro.
Além disso, reforce que a colaboração entre as duas partes é benéfica para todos, uma vez que o job ficará pronto com ainda mais qualidade e em menos tempo.
Cultura ou Culture
Ao falarmos sobre cultura organizacional, logo pensamos nas grandes companhias, não é verdade? Entretanto, os freelancers também têm suas práticas culturais próprias e precisam apresentar isso a seus clientes.
No geral, as empresas procuram freelas pela praticidade de contratação, expertise e flexibilidade de trabalho.
O profissional escolhe a modalidade para a sua carreira. Por outro lado, precisa ser bastante comprometido, responsável, organizado e autogerenciável para atender às demandas.
Nesse sentido, é importante refletir sobre o seu próprio modo de trabalho e apresentá-lo, honestamente, ao contratante.
Assim, utilize o momento de first value para mostrar ao cliente como a dinâmica de trabalho pode acontecer, dali para a frente.
Conexão ou Connection
Mesmo com todos os avanços tecnológicos, os serviços são realizados por e para pessoas. Então, o quarto C do onboarding refere-se, justamente, à criação de conexão entre as partes envolvidas no projeto.
É bastante comum que freelas trabalhem de maneira remota ou híbrida, certo? Então, os canais digitais se tornam um imperativo para que a comunicação aconteça de maneira fluida e sem ruídos.
Assim, durante este momento de boas-vindas, apresente a seu cliente os melhores meios para que vocês conversem, como aplicativos de mensagem e de gerenciamento de projeto.
Em resumo, os 4 Cs do onboarding são elementos que auxiliam neste “manual” introdutório do trabalho.
Lembre-se de que esta é uma relação de mão-dupla e que, da mesma forma que você tem seus critérios de conformidade, clarificação, cultura e conexão, o contratante também tem os dele.
Portanto, a chave para o sucesso deste relacionamento é encontrar um equilíbrio entre as melhores práticas para ambos os lados.
Como freelancers podem implementar o processo de onboarding
Conversamos, até aqui, sobre o que é onboarding, motivos para implementá-lo e os 4 Cs, certo? Agora, vamos entender o que você, como freelancer, pode fazer para colocar o first value em prática com a sua clientela.
Mapeie os clientes
O primeiro passo é fazer um mapeamento dos seus atuais contratantes e do perfil ideal de atendimento.
Então, perceba quais são as demandas mais frequentes, práticas passadas que não deram certo e o que funciona da maneira que você gosta.
Faça um levantamento das dúvidas mais comuns dos contratantes e outras observações pertinentes. Esse material será muito importante para direcionar a criação do onboarding.
Olhe para o seu trabalho
Agora, volte o seu olhar para o seu próprio trabalho e identifique o que você precisa para executar a sua função adequadamente.
Pense nos detalhes, naquilo que está presente na sua rotina e que é necessário para a sua atuação profissional.
Também observe a maneira como você trabalha e como poderia melhorar a dinâmica das suas tarefas.
Pense no futuro
Como é o seu trabalho ideal? Imagine como seria iniciar, desenvolver e entregar um job da melhor maneira possível.
O exercício de criação de cenários é uma maneira para que você consiga enxergar tudo o que pode ser aperfeiçoado na sua atividade profissional.
Portanto, veja o que pode ser melhorado nas suas práticas — e naquelas dos contratantes — para que esta aspiração possa ficar cada vez mais próxima da realidade.
Estude materiais para serem usados no onboarding
Cada profissional e cada cliente são únicos. Mas, nem sempre é possível ter materiais personalizados para todos, não é verdade?
Além do investimento financeiro, o tempo demandado pode fugir das possibilidades do freelancer.
Portanto, analise que tipo de conteúdo entregue ao cliente neste processo de onboarding pode gerar mais valor para o relacionamento, além de melhor orientar e facilitar o trabalho.
Alguns perfis de contratantes podem demandar reuniões presenciais para que as boas-vindas sejam completas. Em alguns casos, o envio de uma apresentação em PDF pode ser o suficiente. Existem, ainda, clientes que se dão por satisfeitos com o recebimento de um bom e-mail.
Portanto, avalie quais são os conteúdos mais indicados para a sua clientela e quais estão dentro das suas possibilidades de construção ou aquisição.
Implemente o first value e analise os resultados
Nessa etapa, você já tem um rico material para trabalhar com os clientes no processo de onboarding.
Então, coloque em prática o que foi criado até o momento e avalie como os contratantes estão respondendo ao que foi praticado.
Observe a maneira como eles se comportam após o conteúdo ser distribuído e se houve melhoras significativas para a execução do seu trabalho.
Se possível, peça feedbacks às empresas e veja como o first value as impactou nesta relação comercial.
Com estas informações, revise as suas práticas de onboarding e implemente melhorias no que for necessário.
Então, esse é um processo que sempre estará em mudança a fim de atender às demandas do mercado.
Como o processo de onboarding colabora para que o freelancer tenha mais sucesso em sua carreira
A escolha pela carreira freelancer é desafiadora, como já conversamos neste conteúdo.
Trabalhar de forma independente de outras empresas e colegas de profissão requer capacidades profissionais que extrapolam o conhecimento técnico do segmento.
Assim, o freela precisa ser o gestor de sua própria carreira, buscando meios para se posicionar no mercado de maneira estratégica.
Para isso, é preciso dominar ferramentas da sua área de atuação e, além disso, instrumentos que possam fortalecer o seu personal branding.
Nesse sentido, o first value é uma dessas práticas que podem ser utilizadas em benefício da carreira do freelancer.
A seguir, a gente fala com mais detalhes sobre as principais vantagens, para o freelancer, de usar o onboarding:
Transmite profissionalismo
Você conferiu como o processo de first value demanda tempo e energia de quem o implementa, não é verdade?
Todo esse esforço demonstra o cuidado, a dedicação e a seriedade que o freelancer devota ao seu trabalho.
Quando o cliente contrata um profissional e, em seguida, é recebido com um material de boas-vindas, contendo importantes informações sobre o trabalho, ele logo percebe o profissionalismo ali aplicado.
Então, criar e implementar o onboarding na sua rotina é positivo para a consolidação da sua imagem profissional como freelancer.
Engaja o cliente
Pense na seguinte situação: o contratante não tem a expertise no trabalho de que precisa e, portanto, contrata o seu trabalho.
Ele tem prazos a cumprir, mas desconhece a dinâmica da execução e, assim, fica ansioso pela finalização do job.
Com o onboarding, você pode orientá-lo adequadamente sobre os próximos passos do projeto e como as partes devem agir, dali para frente.
Esta conversa é poderosa, evita transtornos, acalma o cliente e o engaja no projeto. Afinal, ele passa a entender o seu próprio papel no desenvolvimento e em como o trabalho será realizado.
Portanto, o onboarding contribui para promover o bom fluxo do trabalho e a colaboração do contratante.
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